ALASAN MANAJEMEN DIBUTUHKAN DI DALAM PERUSAHAAN

Alasan utama manajemen itu dibutuhkan dalam suatu organisasi / usaha:

Untuk memudahkan pencapaian tujuan, baik tujuan organisasi maupun tujuan pribadi. Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan juga tujuan individu yang ada dalam organisasi tersebut. Semua bentuk organisasi dimana orang-orang bekerja bersama mencapai tujuan yang telah ditetapkan, membutuhkan manajemen. Manajemen diperlukan organisasi agar usaha pencapaian tujuan menjadi lebih mudah.

Untuk menjaga keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang saling bertentangan. Manajemen dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan, sasaran dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi seperti: pimpinan, pegawai, pelanggan, serikat kerja, pemilik dan karyawan, maupun pelanggan, konsumen, suplier, serikat pekerja, asosiasi perdagangan, pemerintah dan masyarakat.

Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas. Banyak cara untuk mengukur hasil kerja suatu organisasi dan salah satu yang umum adalah efisiensi dan efektivitas.

Ada empat tujuan manajemen dalam sebuah organisasi adalah sebagai berikut:

1)      Tujuan Sosial

Tujuan sosial manajemen adalah agar organisasi atau perusahaan bertanggungjawab secara sosial dan etis terhadap keutuhan dan tantangan masyarakat dengan meminimalkan dampak negatifnya.

2)      Tujuan Organisasional

Tujuan organisasional adalah sasaran formal yang dibuat untuk membantu organisasi mencapai tujuannya.

3)      Tujuan Fungsional

Tujuan fungsional adalah tujuan untuk mempertahankan kontribusi pada tingkat yang sesuai  dengan kebutuhan organisasi

4)      Tujuan Individual

Tujuan individual adalah tujuan pribadi dari tiap anggota organisasi atau perusahaan yang hendak mencapai melalui aktivitasnya dalam organisasi.

Ini 4 Fungsi Manajemen dan Penjelasannya

Fungsi Manajemen terdiri atas 4 fungsi utama yang dikenal dengan istilah POAC, yaitu :

Planning (fungsi perencanaan)

Organizing (fungsi pengorganisasian)

Actuating / Directing (pengarahan)

Controlling (pengendalian)

1. Planning (Fungsi Perencanaan)

Planning adalah bagaimana perusahaan menetapkan tujuan yang diinginkan dan kemudian menyusun rencana strategi bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut.

Manajer dalam fungsi perencanaan harus mengkaji dan mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum memutuskan karena ini adalah langkah awal yang bisa berpengaruh secara total dalam perusahaan kedepannya.

Fungsi fungsi manajemen yang lain tidak akan bisa berjalan dengan baik tanpa adanya perencanaan yang matang.

# Kegiatan Fungsi Perencanaan

Ada beberapa aktivitas dalam fungsi perencanaan

Menetapkan arah tujuan dan target bisnis

Menyusun strategi untuk mencapai tujuan tersebut

Menentukan sumber daya yang dibutuhkan

Menetapkan standar kesuksesan dalam upaya mencapai tujuan

# Pembagian Perencanaan

Perencanaan dari sudut pandang jenjang manajemen bisa dibagi kedalam beberapa jenjang:

# Top Level Planning (Perencanaan Jenjang Atas)

Perencanaan dalam jenjang ini bersifat strategis.

Jenjang atas ini memberikan petunjuk umum, rumusan tujuan, pengambilan keputusan serta memberikan pentunjuk pola penyelesaian dan sifatnya menyeluruh.

Top level planning menekankan tujuan jangka panjang organisasi dan tentu saja menjadi tangung jawab manajemen puncak.

# Middle Level Planning ( Perencanaan Jenjang Menengah)

Jenjang perencanaan menengah sifatnya lebih administratif.

Jenjang menengah menyiapkan cara-cara yang akan ditempuh untuk merealisasikan tujuan dari sebuah perencanaan dijalankan.

Tanggung jawab perencanaan middle level berada pada manajemen menengah.

# Low Level Planning (Perencanaan Jenjang Bawah)

Perencanaan jenjang bawa lebih fokus terhadap bagaimana cara menghasilkan.

Jenjang bawah ini lebih mengarah kepada kegiatan operasional perusahaan.

Manajemen pelaksana adalah pihak yang bertanggung jawab dalam perencanaan jenjang bawah ini.

# Syarat Fungsi Perencanaan

Perencanaan yang baik selayaknya memenuhi beberapa syarat syarat berikut:

Mempunyai tujuan yang jelas

Sederhana, tidak terlalu sulit dalam menjalankannya

Memuat analisis pada pekerjaan yang akan dilakukan

Fleksibel, bisa berubah mengikuti perkembangan yang terjadi

Mempunyai keseimbangan, tanggung jawab dan tujuan yang selaras pada setiap bagian

Segala sesuatu yang tersedia bisa dipergunakan secara efektif serta berdaya guna

 # Manfaat Fungsi Perencanaan

Beberapa manfaat dari adanya fungsi perencanaan, diantaranya :

Bisa membuat pelaksanaan tugas jadi tepat dan kegiatan pada tiap-tiap unit akan lebih terorganisir kearah tujuan yang sama

Dapat menghindari kesalahan yang mungkin akan terjadi

Memudahkan pengawasan

Menjadi pedoman dasar di dalam menjalankan kegiatan

Baca penjelasan lebih lanjut : Fungsi Perencanaan Dalam Manajemen (Manajemen Planning)

 

2. Organizing (Fungsi Pengorganisasian)

Organizing (fungsi perencanaan) adalah pengaturan sumber daya manusia dan sumber daya fisik yang dimiliki agar bisa menjalankan rencana-rencana yang sudah diputuskan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Fungsi pengorganisasian mengelompokkan semua orang, alat, tugas dan wewenang yang ada dijadikan satu kesatuan yang kemudian digerakkan melaksanakan apa yang sudah direncanakan sebelumnya.

Pengorganisasian bisa memudahkan manajer untuk mengawasi dan menentukan orang-orang yang dibutuhkan dalam menjalankan tugas yang telah dibagi-bagi.

# Kegiatan Organizing

Mengalokasikan sumber daya, menyusun dan menetapkan tugas-tugas serta menetapkan prosedur yang diperlukan

Menetapkan struktur perusahaan yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab

Merekrut, menyeleksi, dan melakukan pelatihan serta pengembangan tenaga kerja

Menempatkan tenaga kerja pada posisi yang pas dan paling tepat.

# Unsur Unsur Organizing

Sekelompok orang yang diarahkan untuk bekerja sama

Melakukan kegiatan yang sudah ditetapkan

Kegiatan  yang diarahkan untuk mencapai tujuan

# Manfaat Organizing

Pembagian tugas-tugas bisa sesuai dengan kondisi perusahaan

Menciptakan spesialisasi saat menjalankan tugas

Personil dalam perusahaan mengetahui tugas apa yang akan dijalankan.

# Fungsi Organizing

Pendelegasian wewenang dari manajemen puncak kepada manajemen pelaksana.

Adanya pembagian tugas yang jelas.

Mempunyai manajer puncak yang profesional untuk bisa mengkoordinasikan semua kegiatan yang dilakukan

3. Directing (Fungsi Pengarahan)

Directing alias fungsi pengarahan adalah upaya untuk menciptakan suasana kerja dinamis, sehat agar kinerjanya lebih efektif dan efisien.

Beberapa kegiatan pada fungsi pengarahan :

Membimbing dan memberi motivasi kepada pekerja supaya bisa bekerja secara efektif dan efisien

Memberi tugas serta penjelasan secara rutin tentang pekerjaan

Menjelaskan semua kebijakan yang sudah ditetapkan

4. Controlling (Fungsi Pengendalian / Pengawasan)

Fungsi terakhir dari 4 fungsi manajemen adalah fungsi pengendalian, fungsi pengendalian adalah upaya untuk menilai suatu kinerja yang berpatokan kepada standar yang telah dibuat, juga melakukan perbaikan apabila memang dibutuhkan.

Kegiatan pada fungsi pengendalian misalnya:

Mengevaluasi keberhasilan dan target dengan cara mengikuti standar indikator yang sudah ditetapkan

Melakukan klarifikasi dan koreksi terhadap penyimpangan yang ditemukan

Memberi alternatif solusi yang mungkin bisa mengatasi masalah yang terjadi.

Controlling akan berjalan efektif dengan memperhatikan hal hal berikut :

Routing (jalur), manajer menetapkan cara atau jalur supaya bisa dengan mudah mengetahui letak dimana suatu kesalahan sering terjadi.

Scheduling (penetapan waktu), Manajer menetapkan kapan semestinya pengawasan harus dijalankan. Kadang-kadang, pengawasan yang terjadwal mungkin tidak efisien dalam menemukan suatu kesalahan, dan sebaliknya, sesuatu yang dijalankan secara mendadak malah lebih berguna.

Dispatching (perintah pelaksanaan), adalah pengawasan yang berupa suatu perintah pelaksanaan pada pekerjaan. Tujuannya supaya suatu pekerjaan bisa selesai tepat waktu. Perintah bisa membuat sebuah pekerjaan bisa terhindar dari kondisi yang terkatung katung, dan pada ujungnya apabila terjadi kesalahan, bisa dengan mudah diidentifikasi siapa yang melakukan kesalahan

Follow Up (tindak lanjut), Manajer mencarikan solusi apabila terdapat kesalahan yang ditemukan. Tindak lanjut bisa dengan memberikan peringatan terhadap pihak yang sengaja atau tidak sengaja melakukan kesalahan dan memberikan petunjuk supaya kesalahan yang sama tidak akan terulang kembali

Bentuk pengawasan yang baik adalah pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan dan sifat atau karakter dari perusahaan.

Sebuah pengawasan yang baik dilakukan dengan tidak menelan banyak biaya dan bisa menjamin adanya kegiatan perbaikan.

Untuk itu, perusahaan perlu menyiapkan langkah tata pola dan rencana perusahaan sebelum pengawasan dilaksanakan.

Penerapan Fungsi Manajemen dalam Aspek Perusahaan

Pengelolaan fasilitas dan bahan baku

Fasilitas kantor maupun fasilitas produksi sangat diperlukan perusahaan untuk menunjang keberhasilan usaha. Kelengkapan fasilitas yang diperlukan perusahaann haruslah dapat menghemat biaya dan menambah efisiensi dalam menyelesaikan pekerjaan.

Mengelola Sumber Daya Manusia

·         Menentukan kebutuhan pegawai/karyawan dan tujuan yang akan dicapai perusahaan

·         Mengadakan observasi dan penelitian tentanng SDM

·         Menyelesaikan masalah-masalah SDM di dalam perusahaan dengan menetapkan metode yang diperkirakan ada frelevansinya dengan kperluan pengelolaan SDM yang berkualitas di dalam perusahaan

Mengelola proses produksi

 Proses produksi adalah suatu kegiatan yang mengkombinasikan faktor-faktor produksi (man, money, material, method) untuk menghasilkan suatu produk.

Mengelola keuangan

·         Membuat pembukuan yang teratur dan tertib, mencatat semua yang masuk dan keluar dengan rincian yang jelas tentang jumlah, asalnya, tujuannya, tanggalnya dan keterangan lainnya.

·         Memeriksa keabsahan semua bukti pembayaran

·         Memeriksa harta pribadi dan keuangan perusahaan

Mengelola administrasi

Merupakan kegiatan bersama yang terdapat disetiap perusahaan. Untuk mengetahui hal-hal yang perlu dicatat harus ditelusuri semua kegiatan usaha, kemudian dikelompokkan menurut jenis kegiatannya.